就業規則の作成・変更・届出・周知までの流れ

1: 作成

1.自社の労務管理

  社内規定を整備し社員に統一した規範を提案、公平な処遇や

  信賞必罰の必要性を徹底し、モチベーションアップを図るため

  に就業規則を作成・見直す場合は、労使双方による十分な

  議論を行うことからスタートさせます。

 

2.監督署からの指導

 監督署の是正勧告などにより、早急に作成・提出が求められた場合には、

  モデル就業規則などをもとに事業所の現状を盛り込み、是正期限内の

  提出を目指します。

 

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2: 変更

 

1.改正への対応

 新法施行や法令等の改正によって、就業規則の内容を変更する

  のが最も多いケースです。定年延長や育児介護休業など、ただち

  に適用する社員がいない場合でも、法改正には機敏に対応する

  ようにしましょう。

 

2.定期的な見直し

 労使間であまりトラブルのない事業場では、一旦作成しても、内容を

  確認することなく数年が経過してしまうことがあります。つくりっ放しに

  なっている会社では、法改正の取り込みもなく、労働法の趣旨から

  ずれていることもあるため、見直しの必要があります。

  
3.トラブル対応

 規定の不備や不整合、条文解釈の相違などにより、労使間で発生した

  問題やトラブルを防止できなかったり、不良社員や問題社員を懲戒する

  ことができなかったなど、実務運用上の反省と必要性から変更すること

  があります。

 

社員にとって不利益な変更となる場合には、変更の合理性が必要です

しかしながら、その何が合理的であり何が例外的であるかということは、

裁判所の事後的な判断や労働契約法の条文からは全く読み取ることは

できません。したがって、就業規則の変更をしようとするときに何ら指針と

しては役に立ちません。

会社が就業規則の不利益な変更を行う場合には、業務上の必要性が

あるかどうかを自社独自の立場で経営判断せざるを得ません。

結局、社員の同意を得ることが一番重要なこととなります。

労使の合意形成には、

 

@社員に対する情報提供、

 

A説明の確保、

 

B証拠を取っておく、という手順を踏んでいく慎重さが必要となります。

社長自ら、今後の経営の見通しを情報提供し、目的を誠意をもって

説明し、社員から同意書をもらいます。

 

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3: 届出

1.就業規則の届出

届出そのものは、就業規則本体や変更内容に就業規則(変更)届と

意見書を添付して、事業所を管轄する労基監督署に提出すれば完了です。



1つの会社で複数の営業所や工場があり、就業規則の内容が同じの

場合には、本社管轄の労基監督署にまとめて提出し、各事業所の分を

管轄労基監督署へ提出することができます。



ただし、就業規則の内容は同じでも、意見書は各事業所ごとに社員代表が

違うため、個別に作成しておく必要があります。

 

2.各種協定の届出

就業規則の内容を適切に施行するために、別途労使協定を締結しなければ

ならないことがあります。

 

時間外休日労働、変形労働時間制、裁量労働、年次有給休暇の計画的付与など、

就業規則内容を確認の上、適切に協定を締結し就業規則とともに届出します。

  

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4: 周知

 

就業規則は、内容を社員に周知しなければ効力を生じない扱いとなっています。

経営者が一方的に作成するものであるだけに、社員に十分な内容の周知を

効力発生要件としているわけです。


 

周知の時期は、届出の前でも構いませんが、社員がいつでも自由に内容を

見られることを確保しなければ、周知義務を果たしたことにはなりません。


 

「常時見やすい場所に掲示」などと法令で定められていますが、業務多忙中の

勝手な閲覧に対応するため、閲覧を許可制にすることは、問題がありません。

 

また、閲覧時間を就業時間中に限るとすることも可能です。



就業規則を複製して配布する会社もありますが、就業規則も著作物ですので、

会社の許可なく勝手にコピーはできません。無許可な複製を禁止する規定も

設定し社員に周知しましょう。

 

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5: 履歴

法的に必要な事項ではありませんが、当初作成した就業規則から

作成・周知・ 届出年月日を記載し、以後、変更・改正のたびに同様に

 

年月日を記載し、どこを変更したかを就業規則の扉または末尾に履歴を記載します。

こうすることで、法改正の取り込み漏れや重要な変更内容を知ることができます。

 

 

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